Этот модуль предназначен для создания системы обмена документами и их совместной разработки через web-интерфейс.
Представляет собой файлы (документы) закачиваемые на сервер с системой классификации и предоставлением прав доступа к ним, блокировок и отслеживанием протокола действий по данному документу.
Может быть использован для обмена документами с филиалами, постоянными покупателями, поставщиками и т.п.
Обычно применяется в закрытых разделах сайта, доступ в которые имеют только авторизованные посетители. При этом посетитель будет видеть только те документы, доступ к которым ему разрешён. Документооборот в нижней части данной страницы не характерен — для примера мы настроили два документа для общего доступа: один только для скачивания, а второй и для изменения.
Имеется гибкая система настроек интерфейсов модуля. На основе данного модуля может быть реализована как внутренняя система документооборота на предприятии, так и система совместной работы с документами с клиентами, поставщиками, филиалами и пр.
Каждый документ включает в себя:
- файл с самим документом;
- название документа;
- описание документа;
- тип документа (в зависимости от потребностей список может быть изменён);
- стадия работ над документом (в зависимости от потребностей список может быть изменён):
- в разработке;
- редактирование;
- утверждение;
- подписание;
- готов;
- клиент;
- поставщик;
- список пользователей и групп с правами доступа к данному документу.
Принципы работы
При входе на страницу с документооборотом посетитель видит список документов, к которым у него есть доступ, разбитый на категории:
- входящие (посетитель — клиент);
- исходящие (посетитель — поставщик);
- другие (посетитель находится в списке доступа к документу).
В зависимости от прав доступа, у посетителя могут быть следующие возможности:
- документ недоступен;
- скачать документ для изучения;
- скачать документ для изменения с блокировкой;
- изменить документ;
- посмотреть протокол работ по документу;
- посмотреть список посетителей и групп с правами доступа к документу;
- отредактировать список посетителей и групп с правами доступа к документу;
- создать новый документ;
- удалить документ.
При скачивании документа с блокировкой документ блокируется для изменения другими посетителями на определенный период, задаваемый в форме скачивания. Максимальное значение этого параметра настраивается через бэк-офис. В это время изменить или разблокировать документ может только администратор или посетитель, скачавший документ для изменения. После окончания периода документ автоматически разблокируется. Этим достигается наличие только одной версии изменяемого документа. Также, при наличие прав, можно поставить оповещение по документу и тогда при изменении документа будут приходить оповещения на e-mail.
По каждому документу автоматически ведется протокол действий — кто, что, и когда с ним делал. Есть поиск по документам.
Внимание! Данный модуль настраивается при необходимости его использования индивидуально под проект.